Omsättningen växer men inte resultatet – var man ska leta

Det finns en särskild sorts frustration hos ägare till bolag som växer. Omsättningen går upp år för år, personalstyrkan växer, kunderna blir fler. Och sista raden står still. Ibland går den ner.

Förklaringen som oftast ges är "vi investerar i tillväxt". Ibland stämmer det. Oftare är det en beskrivning av att ingen vet var pengarna tar vägen, och det går att ta reda på.

Tre ställen där resultatet försvinner

Efter att ha tittat på det här mönstret i många bolag har jag en kort lista över var man ska leta först. Den är kort för att svaret nästan alltid finns på ett av de tre ställena.

1. Kunderna ni inte borde ha

De flesta bolag kan säga vilka kunder som omsätter mest. Betydligt färre kan säga vilka kunder som är lönsamma, och det är inte samma lista.

Den stora kunden som förhandlat ner priset tre gånger, kräver egen rapportering, ringer leveransansvarig direkt och betalar på 60 dagar kan mycket väl ha negativ marginal när all tid räknas in. Men tiden räknas inte in, eftersom den ligger utspridd på fem personers kalendrar och aldrig kopplas till kunden.

Räkna på det. Ta era tio största kunder och uppskatta, grovt, hur många timmar per månad de tar i säljtid, leverans, administration och support. Multiplicera med en intern timkostnad. Dra från bruttomarginalen. Resultatet brukar förvåna, och det är ofta första gången någon i bolaget gjort räkningen.

2. Den administrativa tiden som inte syns

När ett bolag går från 20 till 80 anställda brukar de administrativa processerna inte byggas om. De tänjs. Samma person som fakturerade på fredagar när det var 20 anställda gör det fortfarande, men nu tar det tre dagar och hon har fått en kollega.

Den kostnaden syns inte i resultaträkningen som "administration". Den syns som personalkostnad, utspridd över avdelningar, och den växer ungefär linjärt med omsättningen trots att den inte borde. Ett fakturaflöde med elva handpåläggningar kostar lika många handpåläggningar per faktura oavsett om ni skickar 100 eller 1 000 i månaden.

Det här är det ställe där jag oftast hittar den största enskilda besparingen, just för att ingen äger frågan. Ekonomichefen ser personalkostnaden, inte processen. Verksamhetschefen ser processen, inte kostnaden.

3. Priset ni inte justerat

Många ägarledda bolag har en prislista som senast sågs över när den sattes. Kostnaderna har gått upp varje år sedan dess. Löner, hyror, insatsvaror. Priset har justerats när en kund klagat, vilket betyder nedåt.

Det ovanliga är inte att priset är fel. Det ovanliga är att någon vet med hur mycket. Om ni inte har en rutin där priser ses över mot faktisk kostnad minst en gång om året, så har ni sannolikt lämnat några procentenheter marginal på bordet. På ett bolag med 50 miljoner i omsättning är några procentenheter mer än de flesta effektiviseringsprojekt ger.

Varför det här inte syns i rapporterna

Alla tre problemen har samma egenskap: de syns inte i den rapport ledningen får. Resultaträkningen visar totaler per kontoklass. Den visar inte lönsamhet per kund, tidsåtgång per process eller marginal per produkt efter kostnadsökningar.

Så ledningen tittar på rätt siffror och drar fel slutsats, för de siffror som skulle visa problemet tas inte fram. Oftast för att det skulle ta någon tre dagar i Excel varje månad, och det finns inte tre dagar.

Det är en process- och beslutsstödsfråga lika mycket som en lönsamhetsfråga. Siffrorna finns i affärssystemet och bokföringen redan i dag. De behöver bara sättas ihop på ett sätt som ingen behöver göra för hand.

Vad du kan göra den här veckan

Välj en av de tre. Jag skulle börja med kunderna, eftersom den räkningen går att göra på en eftermiddag med en lista och en uppskattning.

Ta de tio största kunderna. Be tre personer som arbetar med dem uppskatta timmarna. Räkna. Om en eller två kunder visar sig vara olönsamma har ni inte nödvändigtvis ett beslut att fatta, men ni har en siffra att ha framför er nästa gång kunden vill förhandla.

Om räkningen visar sig vara svår att göra, för att tiden inte finns registrerad någonstans, så är det i sig svaret på var ni ska börja. Det är den typen av fråga jag brukar hjälpa till att besvara på två veckor, med siffror ur era egna system i stället för uppskattningar.